AI Untuk Penjawat Awam: Kerja Lebih Pantas, Data Tetap Selamat

Ramai pegawai dan kakitangan kerajaan kini bertanya cara guna AI untuk penjawat awam: menulis minit mesyuarat, menyediakan slide taklimat, merangka surat, dan membuat poster hebahan program jabatan. AI memang boleh menjimatkan masa, tetapi penjawat awam mengendalikan data kerajaan dan data rakyat. Panduan ini menerangkan apa yang boleh, apa yang perlu dielak, dan prompt yang selamat digunakan.

Garis panduan AI sektor awam yang perlu anda tahu

Garis Panduan Pengadaptasian AI Sektor Awam (JDN)

Jabatan Digital Negara (JDN) dengan kerjasama MDEC melancarkan Garis Panduan Pengadaptasian Kecerdasan Buatan (AI) Sektor Awam pada 27 Februari 2025. Menurut siaran media JDN, dokumen ini menjadi rujukan khusus untuk sektor awam dan merangkumi prinsip etika, peranan pihak terlibat, pengurusan risiko, kaedah pengadaptasian serta templat penilaian kendiri untuk agensi. Dokumen penuh boleh dimuat turun di portal rasmi JDN.

Garis Panduan Tadbir Urus dan Etika AI (AIGE)

Kerajaan juga menerbitkan Garis Panduan Tadbir Urus dan Etika AI yang menggariskan tujuh prinsip penggunaan AI yang bertanggungjawab, termasuk privasi dan keselamatan data, ketelusan dan akauntabiliti.

Arahan agensi anda sendiri

Garis panduan umum tidak menggantikan arahan jabatan. Sesetengah agensi menetapkan alat AI yang dibenarkan dan jenis dokumen yang boleh diproses. Tanya unit ICT atau pegawai keselamatan ICT agensi anda.

Data yang tidak boleh ditampal ke dalam AI

• Dokumen terperingkat di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972.
• Data peribadi rakyat seperti nombor IC, alamat, nombor telefon dan maklumat kesihatan.
• Maklumat perolehan dan tender yang belum diumumkan.
• Minit mesyuarat sulit, laporan siasatan dan aduan.
• Kata laluan, pautan sistem dalaman dan tangkapan skrin sistem kerajaan.

Peraturan mudah: jika anda tidak akan siarkan maklumat itu di Facebook, jangan tampal ke dalam AI awam. Gunakan versi umum atau gantikan nama dengan "Pegawai A", "Agensi B".

Kerja harian penjawat awam yang AI boleh bantu

Tugasan	Cara AI bantu	Perhatian
Minit mesyuarat	Susun nota kasar kepada format minit	Guna nota tidak sulit sahaja
Slide taklimat	Cadang struktur dan isi utama	Semak fakta dan angka
Surat dan memo	Draf bahasa yang kemas	Ikut format jabatan
Ringkasan dokumen awam	Ringkas pekeliling yang sudah diterbitkan	Rujuk dokumen asal
Hebahan program	Teks poster dan caption	Ikut garis panduan komunikasi agensi
Excel	Cadang formula dan cara bersih data	Guna data contoh

Prompt AI selamat untuk penjawat awam

Prompt 1: Minit mesyuarat

Susun nota mesyuarat di bawah kepada format minit mesyuarat rasmi jabatan kerajaan Malaysia: tajuk, tarikh, kehadiran (guna jawatan sahaja), perkara berbangkit, keputusan dan tindakan (siapa, bila). Bahasa Melayu baku. Jangan tambah maklumat yang tiada dalam nota. Nota: [tampal nota tidak sulit]

Prompt 2: Poster hebahan program jabatan

Tulis teks poster untuk program [Hari Terbuka Kesihatan Komuniti] anjuran [nama jabatan] di [Dewan Orang Ramai Taman Melati]. Masukkan tajuk menarik maksimum 6 patah perkataan, 4 aktiviti utama, tarikh, masa, tempat, dan cara daftar. Nada mesra rakyat dan mudah difahami warga emas. Maksimum 60 patah perkataan.

Untuk menukar teks ini kepada poster, rujuk buat poster dengan AI.

Prompt 3: Ringkasan pekeliling awam

Ringkaskan pekeliling yang telah diterbitkan secara umum di bawah kepada 5 poin untuk taklimat staf. Setiap poin maksimum 2 ayat. Tandakan bahagian yang mempunyai tarikh kuat kuasa atau tindakan wajib. Jika ada bahagian yang kabur, nyatakan dan jangan meneka. Teks: [tampal teks]

Prompt 4: Struktur slide taklimat

Saya perlu bentang taklimat 10 minit kepada ketua jabatan tentang [cadangan sistem temujanji dalam talian untuk kaunter]. Cadangkan 8 slaid: tajuk setiap slaid, 3 poin ringkas, dan satu soalan yang mungkin ditanya ketua jabatan berserta jawapan ringkas.

Lebih banyak contoh untuk kerja pejabat ada dalam Claude untuk pelajar dan kerja. Jika anda guru, baca juga ChatGPT untuk cikgu.

Penjawat awam dan bisnes sampingan dengan AI

Ramai penjawat awam mahu guna AI untuk bisnes kecil atau jualan online pada waktu lapang. Sebelum bermula, ingat bahawa Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 mengawal kerja luar, dan secara umum kerja luar memerlukan kebenaran ketua jabatan. Beberapa perkara asas:

• Dapatkan kebenaran mengikut prosedur jabatan dan simpan rekodnya.
• Jangan guna waktu pejabat, komputer pejabat atau akaun AI jabatan untuk bisnes peribadi.
• Jangan guna jawatan, pakaian seragam atau logo kerajaan dalam iklan bisnes.
• Laporkan pendapatan tambahan kepada LHDN mengikut peraturan cukai.

Latihan AI untuk penjawat awam

Penjawat awam boleh bermula dengan bahan percuma di platform e-Pembelajaran Sektor Awam (EPSA) oleh INTAN. Bagi yang berumur 18 hingga 30 tahun, program AI Untuk Rakyat di portal Rakyat Digital juga boleh dipertimbangkan. Untuk pengiktirafan dalam rekod latihan HRMIS, rujuk unit latihan jabatan anda.

Semak semula setiap hasil AI

AI boleh menulis dengan yakin walaupun salah. Untuk dokumen kerajaan, ini berisiko kerana surat dan minit menjadi rekod rasmi. Amalkan tiga semakan mudah sebelum menghantar apa-apa:

• Fakta – semak tarikh, nama jawatan, angka dan nombor rujukan dengan dokumen asal.
• Rujukan undang-undang – AI kadang-kadang mereka nombor seksyen atau nama pekeliling. Rujuk teks rasmi.
• Nada dan format – pastikan bahasa baku dan format mengikut manual jabatan.

Pegawai tetap bertanggungjawab ke atas dokumen yang ditandatangani, bukan AI.

Kesilapan biasa

1. Tampal dokumen sulit untuk "ringkaskan cepat".
2. Percaya angka dan rujukan undang-undang yang dijana AI tanpa semakan.
3. Guna akaun AI peribadi untuk data jabatan.
4. Siar poster hebahan tanpa kelulusan unit komunikasi korporat.

Jika anda merancang bisnes sampingan yang dibenarkan dan mahu belajar marketing dengan AI, daripada poster hingga copywriting dan Meta Ads, lihat Tutorial AI Marketing dan nilai sendiri sama ada ia sesuai untuk anda.